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Come scegliere un consulente per la sicurezza alimentare?

La gestione della sicurezza alimentare deve sempre tenere presenti le risorse disponibili in azienda: anche il sistema migliore e meglio ottimizzato richiede comunque un investimento di tempo che in taluni casi è una risorsa estremamente preziosa. Per questo motivo molte aziende alimentari per gestire questo aspetto si rivolgono a consulenti esterni che possano fornire un supporto adeguato. La scelta è tuttavia delicata, bisogna prestare attenzione a certi aspetti che cercheremo qui di schematizzare.

Il percorso a prima vista può sembrare semplice perchè si compone, schematizzando di tre fasi elementari:

  1. Avere una chiara visione delle proprie necessità aziendali
  2. Valutare personalmente i consulenti disponibili
  3. Scegliere quello più adatto alle esigenze individuate

Tuttavia la seconda fase che può svolgersi anche con una chiacchierata informale oppure in occasione dei corsi di formazione obbligatori, che in molte regioni sono tenuti da aziende di consulenza, non è così banale. Cosa chiedere e quali aspetti tenere in considerazione di un professionista del ramo per capire se è "quello giusto"?

le necessita' aziendali

Cosa deve sapere il responsabile

Nemmeno questa fase in realtà è così semplice: molto spesso lo stesso responsabile dell'attività ha idee poco chiare su cosa chiedere e cosa aspettarsi da un consulente aziendale. In particolare spesso manca un'analisi della propria attività e quindi una comprensione di cosa viene offerto, anche il tempo passato nei corsi di formazione obbligatori non è purtroppo abbastanza ad avere uno scambio efficace su queste tematiche.

Vi sono diversi livelli di intervento che possono essere oggetto del supporto di un libero professionista in azienda:

  • introduzione al sistema HACCP per fornire le basi grazie alle quali il responsabile possa orientarsi nello sviluppo di un modello in autonomia
  • supporto tecnico nella creazione della documentazione HACCP
  • realizzazione della documentazione al posto del responsabile dell'attività
  • supporto tecnico nell'analisi dell'attività e nella realizzazione di miglioramenti  e procedure per ottimizzare la gestione del piano
  • verifiche periodiche con cui assicurare un livello di controllo esterno all'attività che testimoni il rispetto degli standard (ispezioni sui luoghi, le procedure e il personale)
  • verifica e validazione di piani esistenti

Cosa aspettarsi dal consulente

Un buon professionista che si offra per supportare l'azienda nel suo percorso:

  • deve dialogare ed essere disponibile a sviluppare un sistema adeguato alle esigenze aziendale (niente prodotti pronti uguali per tutti)
  • deve avere le capacità tecniche  e le conoscenze per identificare i pericoli e le problematiche relative alle lavorazioni che è chiamato a supportare
  • deve avere un'idea chiara dei principi dell'HACCP di come vada impostato e verificato
  • disponibile a seguire il cliente durante il processo di creazione e messa in opera del sistema HACCP, importante è anche che possa seguire il cliente anche a distanza di tempo al nascere di nuove necessità o al presentarsi di difficoltà (ad esempio con i controlli ufficiali)
  • essere referenziato da altre attività alimentari possibilmente del settore di quella che lo chiama ad intervenire
  • avere le caratteristiche richieste dalla legge per svolgere in maniera appropriata senza che i rischi dell'inesperienza possano ricadere sul cliente (abilitazione alla professione, aggiornamento continuo delle conoscenze, un'assicurazione che possa rifondere il cliente in caso di danni, esperienza)

ATTENZIONE:

  • un piano acquistato a scatola chiusa da internet o da consulenti che non vi incontrano neppure o non fanno un sopralluogo presso la vostra attività può non essere affatto un buon investimento. Indicazioni generali e semplicistiche senza nessun riguardo per le peculiarità della vostra attività spesso possono non essere sufficienti a soddisfare i requisiti di legge!
  • non incaricate un consulente di svolgere il lavoro di stesura del manuale HACCP per vostro conto senza pianificazione e confronto sulle attività. Ricordate che sarete voi ad avere la responsabilità della gestione del piano, del revisionarlo quando necessario e sopratutto di difenderne le scelte di fronte agli organi di controllo ufficiale! La conoscenza dei meccanismi è importantissima!

valutare il consulente

Effettuare una valutazione di un professionista non è un compito facile soprattutto quando la propria competenza sugli argomenti di valutazione non è particolarmente sviluppata, potete però considerare questi spunti di riflessione e vederli come un metro di misura pratico per soppesare la professionalità del consulente:

  1. è interessato a capire le vostre necessità? Investendo tempo nell'ascoltarvi per capire ciò di cui avete bisogno
  2. in che modo cerca di capire le vostre necessità? Effettua un sopralluogo della vostra attività, incontra eventuali figure chiave del'impresa ecc
  3. è disponibile a illustrarvi materiale da passati lavori ed esperienze? Esempi della qualità del lavoro e degli obiettivi che il consulente si prefigge di farvi raggiungere
  4. avete modo di raccogliere le opinioni di alcuni precedenti clienti del consulente? Bisogna qui però specificare che il successo di una consulenza non dipende solo dal professionista ma anche dal livello di impegno e disponibilità del cliente e le informazioni che fornisce
  5. che tipo di supporto è previsto una volta realizzato il piano? Utile a fissare le procedure e le pratiche del piano in chi deve seguirle e come verifica dei risultati raggiunti oltre che come assicurazione di essere sempre in regola con le normative in continua evoluzione
  6. incoraggia il dialogo e la vostra partecipazione nella realizzazione dei documenti/procedure e durante le verifiche? Il sistema HACCP viene gestito dal responsabile e dagli addetti dell'attività che sono gli unici ad avere responsabilità di fronte agli organi del controllo ufficiale e quindi devono conoscerlo e applicarlo puntualmente
  7. ha le qualifiche adatte al compito assegnatogli? Una laurea pertinente o una formazione specifica, l'iscrizione ad un albo o ad associazioni di categoria, una formazione continua per mantenersi aggiornato ecc
  8. è in grado di offrire una formazione efficace e informazioni sulle tematiche che tratta? La formazione è una parte integrante del sistema HACCP e un requisito obbligatorio delle normative
  9. quanto tempo impiega a svolgere il lavoro? Ovviamente non c'è un intervallo di tempo entro cui un piano HACCP debba essere completato nè normative specifiche che lo fissino. Il tempo necessario dipende da molti fattori tra cui alcuni sono la complessità del lavoro, la capacità di fornire informazioni del responsabile, i tempi dedicati alla pianificazione e allo svolgimento. Tuttavia la prima stesura non dovrebbe richiedere che da pochi giorni fino alla settimana e potrà poi magari richiedere successivi aggiustamenti

scelta del consulente

E' opportuno, ai fini della scelta, tenere quindi conto di due aspetti fondamentali:

  1. il preventivo che possibilmente dovrebbe comprendere oltre ad una rassegna delle voci di costo precisa e puntuale, anche una indicazione dei tempi di realizzazione dei vari passaggi. Questo diventa importante soprattutto nel caso il lavoro sia complesso o debba essere svolto in varie fasi
  2. l'opinione che ci siamo fatti del consulente grazie alle informazioni richieste e valutando la sua professionalità, il suo modo di porsi e le opinioni di altri clienti

ATTENZIONE:

  • la qualità di un servizio che viene fornito è importante quanto il costo dello stesso. Un sistema fatto male o la sua cattiva gestione può portare a responsabilità amministrative (sanzioni) e penali anche molto pesanti che hanno importanti risvolti finanziari per le attività alimentari. Inoltre la sensazione di "cattivo modo di lavorare" che percepisce il cliente può portare a danni economici ancora più gravi e difficilmente quantificabili!
  • il successo di un buon sistema di gestione della sicurezza alimentare fornito da un consulente è tale solo se c'è la volontà di metterlo pienamente in atto da parte dell'attività. Il consulente fornisce uno strumento di gestione ma è la dedizione nell'applicarlo del responsabile e degli addetti che lo rende efficace!
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