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I limiti nella diffusione dell'autocontrollo, consigli agli alimentaristi

Nonostante l'adozione di sistemi basati sull'HACCP sia obbligatoria, in Italia, dal 1997 sono ancora troppe le attività che non ne hanno mai sentito parlare. Responsabili che frequentano i corsi e, pur lavorando da diversi anni, non hanno mai preso in considerazione di adottare quello che è un obbligo di legge! Nuovi titolari di attività alimentari alla loro prima esperienza che non sanno nemmeno di cosa si stia parlando. Lavoratori  e Titolari (OSA) che non applicano nessuna delle procedure minime descritte nel loro pur corposo e ben scritto manuale di Autocontrolllo e molte altre casistiche. Ovviamente tutto ciò ha una ragione, anzi una serie di ragioni.

SENZA MOTIVAZIONE NON SI OTTENGONO RISULTATI

In genere il personale che lavora presso un'attività risente del livello di entusiasmo del proprio datore di lavoro. Una direzione del lavoro che non considera importante il lavoro che fa non potrà avere influenza positiva su chi dirige. Spesso il manuale di Autocontrollo viene visto come un pezzo di carta da produrre e archiviare con le altre "scartoffie" in ufficio per rispolverarlo al massimo nel caso di ispezione degli enti di controllo e, spiace notare, nemmeno sempre in quei casi. Ispezioni, audit e controlli del proprio lavoro (interni od esterni che siano) non sono solo un metodo per garantire cibo sicuro al proprio consumatore, ma anche un modo per motivarsi e motivare chi lavora per noi a fare sempre meglio! Queste pratiche sono sicuramente meno frequenti nelle piccole e medie imprese e questo comporta una tolleranza più alta agli immancabili imprevisti del mestiere che presto porterà a lavorare per inerzia con l'abbandono di ogni buona intenzione.

Parola d'ordine: MOTIVARE LO STAFF - cercate di valorizzare la professionalità del vostro lavoro, non si tratta solo di capacità tecnica di un cuoco o di simpatia di un barista. Il cliente entra nella vostra attività perchè in quel momento ha bisogno di quel servizio, deve percepire che voi siete le persone migliori e quello è il luogo migliore che poteva trovare.

SENZA FATICA NON SI OTTENGONO RISULTATI

Come dicono gli inglesi: no pain, no gain. La costruzione di un sistema efficiente di autocontrollo alimentare comporta necessariamente la revisione di alcune abitudini di lavoro delle attività. Alcune di queste routine devono essere abbandonate perchè non compatibili con gli standard di sicurezza, altre devono essere modificate per renderle più efficaci. Ovviamente tutto questo costa fatica e modifica del proprio modo di lavorare, notoriamente due cose che si cerca di far entrare nella propria vita poche volte e solamente quando strettamente necessario. Gestire i prerequisiti igienici o le registrazioni richieste viene percepito come una fatica inutile soprattutto visto che il nostro cibo è sicuro a cosa servirebbero mai dei controlli, non è vero? Il guaio è che noi non lo sappiamo perchè raramente lo chiediamo a chi potrebbe dircelo, il cliente (e raramente lui ce lo dice spontaneamente).

Parola d'ordine: SODDISFARE IL CLIENTE - sappiamo veramente se il cliente è soddisfatto del nostro servizio, del cibo, dei locali? Vogliamo saperlo? Proviamo a trovare dei modi per verificarlo, distribuiamo dei semplici questionari all'uscita o con il conto (poche domande giusto l'essenziale), verifichiamo siti di recensioni e opinioni (Trip Advisor, Just Eat per chi usa il servizio...), dialoghiamo con i clienti. Vedere il valore del nostro lavoro o scoprirne gli errori ci motiverà ad un approccio più efficiente e ci aiuterà a capire come l'autocontrollo sia uno strumento prezioso per migliorare i nostri servizi.

QUANDO IL GATTO NON C'E'...

Un tasto dolente del sistema è di certo la bassa percentuale di sanzioni (amministrative e/o penali) che, in tutta la comunità europea, viene di fatto comminata alle aziende alimentari non in regola. Questo porta ad un disamorarsi alla causa da parte degli operatori del settore alimentare che si impegnano nel gestire gli obblighi di legge ma vedono impuniti colleghi che non sono altrettanto precisi e ligi al dovere. Inoltre la scarsa punibilità favorisce i comportamenti dei soliti "furbetti" che contano di farla sempre franca qualsiasi cosa succeda. Si tratta di una questione annosa e di difficile soluzione (soprattutto in questo momento di crisi economica e scarse risorse) che può essere affrontata positivamente solo con un cambio di prospettiva: evitare multe è solamente un utile effetto collaterale del mio lavorare per la soddisfazione del mio ispettore più severo, cioè il mio cliente.

Parola d'ordine: NON SOLO PER NOI STESSI - le procedure di autocontrollo non devono essere messe in atto con l'obiettivo limitato di soddisfare requisiti di legge anche se si tratta di una questione fondamentale per ogni attività. Il nostro cliente deve essere sempre il nostro riferimento: sarà sicuramente più presente e spesso molto più esigente in termini ad esempio di igiene e di informazioni relative al cibo (allergeni presenti, origine delle materie prime) di qualsiasi ispettore del controllo ufficiale.

LE PAROLE NON BASTANO

Il modo tradizionalmente più usato nella piccola e media impresa per il trasferimento di informazioni è la comunicazione orale. Tecniche di lavoro, istruzioni tutto viene tramandato oralmente dal datore di lavoro ai lavoratori un po' come facevano i nostri antenati intorno al fuoco nelle notti stellate. Questo aspetto porta a sottovalutare la necessità di un manuale scritto che descriva l'attività e le sue regole. L'esperienza di chi lavora da anni è un valore inestimabile, ma anche in un ambiente limitato e con pochi lavoratori è impossibile esercitare il controllo diretto su tutte le attività. E' per questo che istruzioni scritte, procedure e regole di comportamento devono trovare collocazione nel manuale: tutti devono sapere dove andare a cercare le informazioni più importanti, anche quando chi potrebbe fornirle facilmente (il titolare ad esempio) non è presente o non è disponibile. Non serve scrivere un'opera da mille pagine: "scrivo quello che faccio, faccio quello che scrivo" è il semplice principio fondante dell'autocontrollo.

Parola d'ordine: MEGLIO POCO MA BUONO E CERTO - informazioni buone e certe e per iscritto favoriscono sia il titolare di una attività che i suoi lavoratori. Il titolare per parte sua, mettendo per iscritto e attribuendo importanza a regole che devono essere seguite, è più sicuro del modo in cui i suoi dipendenti lavorano (niente "colpi di testa", decisioni prese senza consultarlo, errori di valutazione). Il lavoratore invece è maggiormente tutelato, soprattutto in quelle operazioni che richiedono una responsabilità critica verso il titolare o il cliente: come decidere se una merce deve essere accettata o no? Quali sono le informazioni da dare ad una persona intollerante o allergica?

SAPERE VUOL DIRE MIGLIORARE

Uno dei limiti con cui ci si scontra più spesso nella professione della consulenza in questo campo è la scarsa percezione di utilità che il cliente ha del lavoro che gli viene chiesto di fare tramite la documentazione. Registrazioni, controlli, verifiche non vengono considerati ciò che sono, ovvero delle informazioni sulla bontà del nostro lavoro e un modo di valutare i margini di miglioramento che possiamo ancora avere. La scheda di controllo delle temperature dei frighi? Controllo sulla sicurezza del cibo ma anche sulla manutenzione dell'attrezzatura, una temperatura non corretta potrebbe essere un segnale di un problema tecnico. Le schede di non conformità sulle merci in arrivo? Un modo per verificare l'affidabilità dei propri fornitori. Abbiamo registrato altre non conformità? Magari sono aspetti della nostra attività ancora poco gestiti oppure non compresi da chi lavora con noi, tempo di rimediare organizzandoci un po' meglio.

Parola d'ordine: USIAMO I NOSTRI DATI - le aziende alimentari per rispettare gli standard normativi o altri standard volontari raccolgono una grande quantità di dati sui processi interni e sul loro andamento. Per ottimizzare l'approccio alla gestione sarebbe il caso di rivedere periodicamente quei dati in modo da monitorare aspetti dell'attività che nel lavoro di tutti i giorni possono sfuggire (perchè non si è sempre presenti, perchè i controlli spesso li fa il lavoratore e non il titolare, ecc.).

I limiti dell'HACCP miglioramento continuo - Alimenti e HACCP

TUTTO HA UN COSTO

La gestione degli obblighi alimentari è sicuramente un costo, nessuno può negarlo. Corsi di formazione, rispetto delle normative, anche soltanto aprire un'attività ha dei costi e non solo monetari, anche il nostro tempo è un costo. Quello che però dobbiamo capire è che, per le ragioni che abbiamo esaminato fino a qui, questi non sono soldi "buttati via" ma piuttosto investimenti che dobbiamo valorizzare nelle nostre scelte. Le risorse purtroppo sono limitate e quindi l'unico modo di affrontare razionalmente la situazione è quello di rendere più efficaci possibile questi nostri investimenti. L'aspetto fondamentale è valutare se possiamo gestire in proprio e con le nostre competenze l'organizzazione dell'autocontrollo (cosa che la legge non ci vieta) oppure se, per problemi di tempo e competenze, sia meglio affidare l'incarico ad un consulente esterno. In tal caso sarà bene ragionare un po' sul come sceglierlo.

Parola d'ordine: FARE BUONE SCELTE - abbiamo parlato di come scegliere un consulente esterno per l'HACCP in questo articolo.

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