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2018, parola d'ordine organizzarsi!

Molto anzi troppo spesso si crede che gestire la sicurezza alimentare sia una questione complessa e costosa in termini di tempo e di risorse economiche. Questo era forse vero un tempo, in cui si preferiva ad una gestione ragionata dei rischi la registrazione e il controllo ossessivo di tutto il processo. La documentazione cartacea era una esagerata (e spesso inutile) prova di diligenza oppure un modo per il consulente di liberarsi della responsabilità della scelta su cosa controllare. In questi ultimi anni si assiste ad una ottimizzazione dei processi di controllo che dovrebbe portare, come già succede in altri paesi, a documentazione semplice agile ed essenziale. Uno degli aspetti da privilegiare è sicuramente l'organizzazione di spazi, lavoro e risorse.

Può sembrare banale ma una delle cose che più manca nelle attività che non riescono a gestire in maniera coerente e continua la sicurezza alimentare, non sono le risorse o la conoscenza ma più semplicemente l'organizzazione.

Senza organizzazione ogni incarico o compito, anche il più semplice, sembra solo portare via tempo a cose più importanti ed immediate che richiedono la nostra attenzione. Molto spesso ignoriamo che tali esigenze e questo approccio si vengono a creare proprio perché si agisce sempre in risposta alle emergenze, in maniera impulsiva e senza pianificazione.

Ecco alcuni consigli per cominciare ad alleviare il carico di lavoro e ottimizzare i nostri sforzi, concentrandoci su attività basilari e comuni.

ORDINE

Il primo passo è fare ordine.

Sicuramente tutti abbiamo , anche a casa, quelle attrezzature che "non si sa mai" oppure "magari in futuro torna utile". Dobbiamo cominciare a fare una onesta e approfondita valutazione di ciò che realmente ci serve e può avere un utilizzo pratico. Tutto il resto costituisce solo un'ottima scusa al depositarsi di polvere in ambienti altrimenti semplici da pulire, un rifugio per parassiti e insetti infestanti e un furto di spazio utile per organizzare meglio il nostro lavoro. Senza contare poi che accumulare utensili e attrezzature, invita personale inesperto e ancora poco formato a commettere grossolani errori di utilizzo.

Attenzione che questo vale anche per eventuale documentazione obsoleta, oppure vecchie etichette, vecchie schede tecniche dei prodotti o vecchi menù che potrebbero anche riportare informazioni obsolete e pericolose da far circolare nell'attività (ad esempio quelle sugli allergeni)

USARE BENE LO SPAZIO

Il secondo passaggio in una attività ordinata è organizzare gli spazi.

In un luogo di produzione alimentare, indipendentemente dalla quantità prodotta, è impensabile che non ci sia una individuazione di appositi spazi per le attrezzature, gli ingredienti e altre risorse materiali utili, possibilmente chiaramente indicati e/o universalmente riconosciuti dai lavoratori. Sapere esattamente dove si trova ed avere immediatamente disponibile una determinata risorsa è fondamentale non solo ai fini di sicurezza alimentare ma anche per ridurre i tempi e i carichi di lavoro spesi ad organizzare e riordinare lo spazio di lavoro durante le attività!

In ambienti di produzione più complessi questo compito può essere svolto anche da cartellonistica, etichettatura di scaffali, addirittura da percorsi tracciati sui pavimenti e per i documenti bacheche con documenti e istruzioni importanti. Lo sforzo successivo ovviamente è assicurarsi che tutto ciò che ha un posto venga poi riposto in maniera corretta.

La pratica assume ancora maggiore importanza in quanto è la base per una efficace progettazione del proprio lavoro secondo il principio della marcia in avanti, fondamentale al fine di garantire protezione dai rischi di contaminazione crociata (ne abbiamo brevemente accennato in questo articolo).

L'organizzazione in spazi precisi di attrezzature e ingredienti permette anche un facile controllo continuo e a colpo d'occhio circa eventuali mancanze o carenze dell'attività, ed evita osservazioni tipiche quali "ero sicuro che ne avessimo uno da qualche parte"! Inoltre se le attrezzature e gli ingredienti sono facilmente accessibili e pronti all'uso è maggiormente probabile un loro utilizzo corretto ed efficiente.

TUTTO DEVE BRILLARE

Pulizia, pulizia e ancora pulizia.

Va bene, questo non è certo nulla di nuovo per una attività alimentare, ma è un consiglio talmente importante che non può certo mancare in questa lista. Pulizia e manutenzione di strutture e attrezzature sono il lavoro di base soprattutto nella piccola e media impresa alimentare, si tratta infatti di un prerequisito fondamentale.

Anche qui un po' di organizzazione non guasta però e non sto parlando del semplice piano di sanificazione incluso in ogni manuale di autocontrollo degno di questo nome. Organizzare le pulizie significa ad esempio assegnare responsabilità a diversi lavoratori di diverse aree e attrezzature, così da dividere il carico di lavoro ove possibile. Significa anche valutare l'effettivo grado di pulizia raggiunto periodicamente trasformando l'occasione in uno dei momenti di valutazione dell'operato dei lavoratori circa le procedure dell'autocontrollo esaminando un area nel suo complesso e non solo per l'igiene. Il monitoraggio continuo, in particolare dove non vi sono registrazioni, è infatti una delle necessità meno sentite dagli operatori del settore alimentare medio piccoli.

PROCEDURE E REGOLE

Standardizzare dovunque sia possibile il proprio lavoro.

Esiste un limite culturale che porta alla sottovalutazione della parte più "tecnica" dell'autocontrollo. Le procedure scritte, le istruzioni precise vengono considerate un di più nelle attività dove tanto "il lavoro lo si conosce e lo si sa fare". Questo è un fraintendimento del vero motivo di utilizzo di queste pratiche: regole e procedure servono a far si che le stesse operazioni siano eseguite sempre in conformità agli stessi modi di operare. Un responsabile può così

In realtà è più facile di quanto sembri perché, se i primi tre consigli vengono seguiti, l'attività si trova già al centro di un processo di standardizzazione del lavoro che porta verso un miglioramento progressivo delle abitudini e delle pratiche di produzione. E' certamente utile poi estendere questo approccio anche a specifiche azioni o fasi di produzione maggiormente complesse o che richiedono attenzioni particolari.

L'utilità della formalizzazione delle istruzioni da seguire, e quindi il fatto di avere un riferimento informativo e formativo comune, rende giustizia alle parti più "verbose" del  proprio manuale di autocontrollo!

UN BUON CLIMA

"Nessun uomo è un'isola", soprattutto nella gestione di un'attività

Il responsabile non può, se non al massimo in attività veramente piccole, farsi carico interamente di tutto ciò che deve essere gestito per assicurare efficienza lavorativa, sicurezza igienica, conformità legale, ecc. Se l'impegno di chi dirige è fondamentale a indicare la direzione da seguire poi è il lavoro di tutti a portare a destinazione.

I lavoratori devono essere coinvolti in maniera sufficiente, devono essere consci degli obiettivi da raggiungere e acquisire le metodiche e competenze necessarie. Questo non può prescindere assolutamente dalla creazione di un clima positivo di confronto e dialogo da cui siano esclusi per quanto possibile inutili attriti e compiacenza. La cornice lavorativa è quella in cui interpretare correttamente comportamenti e relazioni per evitare fraintendimenti che possano sfociare nel "personale".

Inoltre è necessario vi sia sempre una certa tensione verso gli obiettivi da raggiungere che presuppone una certa qual capacità di misurare i risultati e quindi ancora di registrare e documentare, nonché riconoscere, i progressi fatti e le mancanze da superare.

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